Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van PayDesk, het online kassasysteem van Cotive, gevestigd aan Koolmees 37, 7827 BB Emmen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69383383 (btw-nummer NL002432538B34).

1. Definities

In deze voorwaarden betekenen de volgende begrippen het volgende:

Cotive: de aanbieder van PayDesk, zoals hierboven genoemd.
PayDesk of de Dienst: het online kassasysteem met alle bijbehorende functies, de website en de PayDesk Print Service.
Klant: de onderneming die een account aanmaakt en PayDesk gebruikt.
Gebruiker: iedereen die namens de Klant toegang heeft tot PayDesk, zoals teamleden en kassamedewerkers.
Abonnement: het gekozen abonnement met de bijbehorende prijs, looptijd en limieten.
Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in PayDesk invoeren of laten verwerken, zoals producten, bestellingen, klanten en medewerkers.
Overeenkomst: de overeenkomst tussen Cotive en de Klant over het gebruik van PayDesk, waarvan deze voorwaarden deel uitmaken.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke Overeenkomst en elk gebruik van PayDesk.
PayDesk is bedoeld voor ondernemers die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf. Door een account aan te maken, verklaart de Klant dat hij als ondernemer handelt.
De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. De betreffende bepaling wordt dan vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ervan ligt.

3. Account en totstandkoming

De Overeenkomst komt tot stand zodra de Klant een account aanmaakt en deze voorwaarden accepteert.
De Klant zorgt dat de gegevens die hij bij het aanmaken van zijn account en in zijn bedrijfsgegevens opgeeft juist en volledig zijn, en houdt ze actueel.
De Klant is verantwoordelijk voor alles wat er met zijn account gebeurt, ook door zijn Gebruikers. Hij houdt wachtwoorden, pincodes en badges geheim en meldt misbruik direct aan Cotive.

4. Proefperiode

Een nieuwe Klant kan PayDesk gedurende de proefperiode die bij het gekozen Abonnement hoort gratis gebruiken. Een proefperiode wordt per Klant één keer gegeven.
Heeft de Klant aan het einde van de proefperiode een betaalmethode ingesteld, dan gaat het Abonnement over in een betaald Abonnement. Heeft de Klant geen betaalmethode ingesteld, dan wordt het gebruik van PayDesk beperkt totdat dat alsnog gebeurt.

5. Abonnement, prijzen en limieten

De Klant kiest een Abonnement per maand of per jaar. De actuele prijzen en de inhoud van de Abonnementen staan op de prijzenpagina. Alle prijzen zijn exclusief btw.
Een Abonnement kan een limiet hebben, zoals een maximaal aantal bestellingen per maand. Is de limiet bereikt, dan kan de Klant pas weer afrekenen na het overstappen naar een groter Abonnement of in de volgende periode.
De Klant kan tussentijds overstappen naar een ander Abonnement. De wijziging en eventuele verrekening gaan zoals in het account wordt aangegeven.
Cotive mag de prijzen wijzigen. Een prijswijziging wordt ten minste dertig dagen van tevoren aangekondigd en geldt vanaf de eerstvolgende betaalperiode. Gaat de Klant niet akkoord, dan kan hij zijn Abonnement opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

6. Betaling

Het Abonnement wordt per betaalperiode vooruit betaald, via de betaalmethode die de Klant in zijn account instelt. De betalingen verlopen via betaaldienstverlener Mollie.
De Klant ontvangt voor elke betaling een factuur in zijn account.
Mislukt een betaling, dan ontvangt de Klant daarvan bericht. Blijft de betaling uit, dan mag Cotive na een herinnering de toegang tot PayDesk opschorten totdat is betaald.
Over een openstaand bedrag is de Klant na het verstrijken van de betaaltermijn de wettelijke handelsrente verschuldigd. Moet Cotive incassomaatregelen nemen, dan komen de redelijke kosten daarvan voor rekening van de Klant.
Kosten van derden, zoals transactiekosten en de huur of aanschaf van een pinautomaat bij Mollie, zijn niet in het Abonnement inbegrepen en regelt de Klant rechtstreeks met die partij.

7. Looptijd en opzegging

Een Abonnement loopt per maand of per jaar en wordt telkens automatisch verlengd met dezelfde periode.
De Klant kan zijn Abonnement op elk moment opzeggen in zijn account. Het Abonnement eindigt dan aan het einde van de lopende betaalperiode. Al betaalde perioden worden niet terugbetaald.
Cotive kan de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
Cotive mag de Overeenkomst direct beëindigen of de toegang opschorten als de Klant zijn verplichtingen ernstig niet nakomt, PayDesk in strijd met de wet of deze voorwaarden gebruikt, in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of zijn onderneming beëindigt.

8. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

Cotive doet haar best om PayDesk zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.
Cotive mag PayDesk onderhouden, aanpassen en verbeteren. Gepland onderhoud dat de beschikbaarheid merkbaar beïnvloedt, wordt zo mogelijk vooraf aangekondigd en zoveel mogelijk buiten de gebruikelijke openingstijden van winkels uitgevoerd.
PayDesk werkt via internet en via diensten van derden, zoals hosting, Mollie en WooCommerce. Storingen bij die partijen of in de internetverbinding van de Klant vallen buiten de invloed van Cotive.
De Klant kan voor vragen en ondersteuning contact opnemen via [email protected]. Om een probleem te kunnen onderzoeken, mag een medewerker van Cotive met toestemming of op verzoek van de Klant meekijken in zijn account.

9. Gebruik van PayDesk

De Klant gebruikt PayDesk alleen voor zijn eigen onderneming en in overeenstemming met de wet. Hij zorgt dat zijn Gebruikers zich aan deze voorwaarden houden.
Het is niet toegestaan PayDesk te gebruiken op een manier die de werking ervan of de systemen van Cotive kan verstoren, de beveiliging te omzeilen of PayDesk zonder toestemming door te verkopen of aan derden ter beschikking te stellen.
De Klant zorgt zelf voor geschikte apparatuur, zoals computers, tablets, printers, scanners en een pinautomaat, en voor een werkende internetverbinding.

10. Koppelingen met diensten van derden

PayDesk kan worden gekoppeld aan diensten van derden, zoals de pinautomaten van Mollie en een WooCommerce-webshop. Voor het gebruik van die diensten gelden de voorwaarden van die derden; de Klant sluit daarvoor zelf een overeenkomst met hen.
Cotive is niet verantwoordelijk voor de werking, beschikbaarheid of wijzigingen van diensten van derden, of voor de gevolgen daarvan voor een koppeling.
De Klant controleert of gegevens die via een koppeling worden uitgewisseld, zoals prijzen en voorraad in zijn webshop, juist zijn.

11. Administratie en fiscale verplichtingen

PayDesk ondersteunt de Klant bij het bijhouden van zijn verkopen, kassa en btw, maar de Klant blijft zelf verantwoordelijk voor een juiste en volledige administratie, de juiste btw-tarieven bij zijn producten, zijn aangiften en het nakomen van zijn fiscale bewaarplicht.
De Klant controleert de rapportages en exports uit PayDesk voordat hij ze gebruikt voor zijn aangifte of jaarstukken.
De Klant bewaart de gegevens die hij volgens de wet moet bewaren ook zelf, bijvoorbeeld door ze regelmatig te exporteren. Dat geldt in elk geval vóórdat de Overeenkomst eindigt.

12. Klantgegevens

De Klantgegevens blijven van de Klant. Cotive gebruikt ze alleen om PayDesk te leveren, te beveiligen en te verbeteren, en om wettelijke verplichtingen na te komen.
De Klant kan zijn gegevens gedurende de Overeenkomst op elk moment exporteren met de exportfuncties in PayDesk.
Na het einde van de Overeenkomst bewaart Cotive de Klantgegevens nog dertig dagen. Vraagt de Klant daar binnen die termijn om, dan ontvangt hij een export van zijn gegevens. Daarna mag Cotive de Klantgegevens verwijderen, met uitzondering van gegevens die Cotive zelf wettelijk moet bewaren, zoals facturen aan de Klant.
Cotive maakt regelmatig back-ups, maar de Klant kan aan het bestaan van back-ups geen rechten ontlenen.

13. Verwerking van persoonsgegevens

Voor de persoonsgegevens in de Klantgegevens, zoals gegevens van de klanten en medewerkers van de Klant, is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en is Cotive verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit artikel geldt als verwerkersovereenkomst.
Cotive verwerkt deze persoonsgegevens alleen in opdracht van de Klant en alleen voor zover nodig voor het leveren van PayDesk, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.
Cotive neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, en zorgt dat personen die toegang hebben tot de gegevens tot geheimhouding verplicht zijn.
De Klant geeft Cotive toestemming om subverwerkers in te schakelen voor onder meer hosting, e-mail en betalingen. Cotive legt hun dezelfde verplichtingen op en informeert de Klant op verzoek welke subverwerkers worden gebruikt.
Cotive helpt de Klant, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen en bij zijn verplichtingen rond beveiliging, datalekken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.
Cotive meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Klantgegevens raakt zonder onredelijke vertraging aan de Klant, zodat de Klant aan zijn eigen meldplicht kan voldoen.
Na het einde van de Overeenkomst verwijdert Cotive de persoonsgegevens zoals in artikel 12 beschreven. De Klant kan Cotive vragen aan te tonen dat zij zich aan dit artikel houdt.
Hoe Cotive persoonsgegevens als verantwoordelijke verwerkt, bijvoorbeeld van bezoekers van de website en van de contactpersonen van de Klant, staat in het privacybeleid.

14. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op PayDesk, waaronder de software, de PayDesk Print Service, de vormgeving en de documentatie, berusten bij Cotive of haar licentiegevers.
De Klant krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om PayDesk te gebruiken voor zijn eigen onderneming.
Ideeën en suggesties van de Klant voor het verbeteren van PayDesk mag Cotive vrij gebruiken.

15. Aansprakelijkheid

Cotive is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst.
De aansprakelijkheid van Cotive is per gebeurtenis, of reeks samenhangende gebeurtenissen, beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor zijn Abonnement heeft betaald, en in elk geval tot het bedrag dat de verzekeraar van Cotive in het betreffende geval uitkeert.
Cotive is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, verlies van gegevens, schade door bedrijfsstagnatie en schade door boetes of naheffingen.
Cotive is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige gegevens van de Klant, van het gebruik van PayDesk in strijd met deze voorwaarden, of van storingen in diensten van derden of in de apparatuur of internetverbinding van de Klant.
De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Cotive of haar leidinggevenden.
Een vordering tot schadevergoeding moet binnen één jaar nadat de Klant de schade heeft ontdekt of had moeten ontdekken schriftelijk bij Cotive zijn gemeld, anders vervalt het recht op schadevergoeding.

16. Overmacht

Cotive is niet gehouden tot het nakomen van een verplichting als zij daartoe verhinderd is door overmacht. Onder overmacht valt in elk geval een storing of uitval bij hosting-, internet-, telecom- of betaaldienstverleners, stroomuitval, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden buiten de invloed van Cotive.
Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder verplichting tot schadevergoeding.

17. Wijziging van de voorwaarden

Cotive mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste dertig dagen voordat ze ingaan aan de Klant bekendgemaakt, bijvoorbeeld per e-mail of in PayDesk.
Gaat de Klant niet akkoord met een wezenlijke wijziging, dan kan hij zijn Abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

18. Toepasselijk recht en geschillen

Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Nederland, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen.

Contact

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op met Cotive via [email protected], telefonisch via 0591 239 251 of per post: Koolmees 37, 7827 BB Emmen.