Privacybeleid | PayDesk

PayDesk is een dienst van Cotive. In dit privacybeleid lees je hoe wij omgaan met persoonsgegevens van bezoekers van deze website, van mensen die contact met ons opnemen en van onze klanten en hun gebruikers. Wij houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Cotive
Koolmees 37, 7827 BB Emmen
KvK 69383383
E-mail: [email protected]
Telefoon: 0591 239 251

2. Verantwoordelijke of verwerker?

Voor de gegevens van websitebezoekers, van mensen die contact met ons opnemen en van de accounts van onze klanten zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dit privacybeleid gaat over die gegevens.

Een winkel die PayDesk gebruikt, legt daarin ook gegevens vast van zijn eigen klanten en medewerkers, bijvoorbeeld een klant die op rekening koopt of spaarpunten spaart. Voor die gegevens is de winkel de verantwoordelijke en zijn wij verwerker: wij verwerken ze alleen in opdracht van de winkel, volgens de verwerkersafspraken in onze algemene voorwaarden. Ben je klant van een winkel die PayDesk gebruikt en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met die winkel.

3. Welke gegevens verwerken wij, en waarom?

Bezoek aan de website

Wij houden bij hoe onze website wordt gebruikt, zoals welke pagina's worden bezocht, zodat we hem kunnen verbeteren. Daarvoor gebruiken we Matomo, dat op een eigen server van Cotive draait. Wij gebruiken Matomo zonder cookies en delen deze statistieken niet met anderen. De webserver legt bij elk bezoek technische gegevens vast, zoals je IP-adres en browser, om de website te laten werken en te beveiligen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende, veilige en bruikbare website.

Contactformulier en e-mail

Neem je contact met ons op of vraag je een demo aan, dan verwerken we je naam, e-mailadres, je bedrijfsnaam en telefoonnummer als je die invult, en je bericht. We gebruiken die alleen om je vraag te beantwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te reageren, of de voorbereiding van een overeenkomst als je klant wilt worden.

Wachtlijst

Meld je je aan voor de wachtlijst, dan verwerken we je naam en e-mailadres, en als je die invult de naam van je winkel, je telefoonnummer, het soort winkel en je toelichting. We gebruiken die om je een bevestiging te sturen en je uit te nodigen zodra er plek is. Grondslag: de voorbereiding van een overeenkomst, op jouw verzoek.

Je account en abonnement

Maak je een account aan, dan verwerken we je naam, e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen), en als je die gebruikt de gegevens voor tweestapsverificatie. Daarnaast verwerken we de bedrijfsgegevens van je onderneming, zoals naam, adres, KvK- en btw-nummer en factuurgegevens, en de gegevens van je abonnement en betalingen. Je betaalgegevens zelf, zoals je rekening- of kaartnummer, worden verwerkt door Mollie; wij bewaren alleen een verwijzing daarnaar. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou, en voor facturen onze wettelijke verplichting.

Gebruik van PayDesk

Om PayDesk te laten werken, te beveiligen en te verbeteren, leggen we vast wie wanneer inlogt en welke belangrijke handelingen in een account worden gedaan, zoals in het activiteitenlog dat je zelf ook kunt inzien. We houden ook de prestaties van PayDesk in de gaten, zoals trage pagina's en foutmeldingen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende dienst.

Ondersteuning

Stel je een vraag aan onze support, dan gebruiken we de gegevens die nodig zijn om je te helpen. Om een probleem te onderzoeken, kan een medewerker van Cotive met jouw toestemming of op jouw verzoek meekijken in je account. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst.

Berichten over je account

We sturen je e-mails en meldingen die bij je account horen, zoals facturen, een bericht als je proefperiode afloopt of een betaling mislukt, en meldingen die je zelf hebt ingesteld, zoals het dagoverzicht van je omzet. Pushmeldingen in je browser ontvang je alleen als je die zelf aanzet.

4. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Account- en bedrijfsgegevens: zolang je account bestaat, en daarna nog dertig dagen zodat je je gegevens kunt laten exporteren.
Facturen en betaalgegevens: zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft.
Wachtlijst: totdat je je afmeldt, en niet langer dan twee jaar na je aanmelding.
Contactberichten: zolang nodig om je vraag af te handelen, en daarna niet langer dan nodig voor een eventuele vervolgvraag.
Prestatiegegevens van PayDesk: zeven dagen.
Websitestatistieken: alleen zolang ze nodig zijn om de website te verbeteren.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om PayDesk te leveren:

Hosting- en e-maildienstverleners, die de servers en het versturen van e-mail voor ons verzorgen.
Cloudflare, dat de website en PayDesk snel en beveiligd bereikbaar houdt.
Mollie, voor de betaling van je abonnement. Koppel je zelf een Mollie-pinautomaat, dan gaan de gegevens van die betalingen via je eigen Mollie-account.
Bunny Fonts, dat het lettertype van deze website levert.
Koppelingen die je zelf aanzet, zoals je WooCommerce-webshop. Gegevens gaan dan naar je eigen webshop.

Met de partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken, hebben we afspraken gemaakt om je gegevens te beschermen. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zoals mogelijk bij Cloudflare, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Verder geven we gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Cookies en lokale opslag

Deze website en PayDesk gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, zoals een cookie dat je ingelogd houdt, een cookie dat formulieren beveiligt en cookies die je voorkeuren onthouden, zoals het lichte of donkere thema. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies. Daarom vragen we ook geen toestemming voor cookies.

De kassa bewaart sommige gegevens in je browser, bijvoorbeeld je instellingen en contante verkopen die je offline afrekent totdat ze verstuurd zijn. Die gegevens blijven op je eigen apparaat.

7. Hoe beveiligen wij je gegevens?

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen. Verbindingen met PayDesk zijn versleuteld, wachtwoorden en pincodes worden versleuteld opgeslagen, je kunt tweestapsverificatie aanzetten en binnen een account bepaal je zelf wie waar bij kan. Merk je toch iets op dat niet klopt? Laat het ons dan direct weten.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, om bezwaar te maken tegen het gebruik ervan, om het gebruik te laten beperken en om je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Veel gegevens kun je zelf aanpassen of exporteren in je account. Voor andere verzoeken mail je naar [email protected]. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als PayDesk verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten vooraf.